Key performance indicators (neboli klíčové ukazatele výkonnosti) se používají k měření výkonnosti a vyhodnocují se oproti očekávaným hodnotám nebo se porovnávají se srovnatelnými hodnotami např. jiného úřadu, aplikace, obdobného procesu či organizační části úřadu.

Vyhodnocování KPI je v komerční sféře naprosto běžný proces. Stát však KPI nepoužívá takřka vůbec. Proč je nezbytné, aby konečně začal? Představte si, že budujete velký systém za několik milionů korun. V komerční firmě ještě před samotným budování dochází k diskuzím, za jakých přesných podmínek se vyplatí systém budovat a k čemu musí dojít, aby se tato investice vrátila zpět (např. systém musí využít alespoň 200 000 zákazníků, musí se dosáhnout určitých prodejů apod.). Ve státní správě k těmto diskuzím nedochází a následně nastávají zcela absurdní situace. 

Konkrétní ukázkou je třeba systém na evidenci nemovitostí, který si stát pořídil za několik miliard korun (pro představu, systém fungoval jako složitější excelovská tabulka). V něm měl vést veškeré nemovitosti, které stát vlastní – ale nevedl. Kromě toho, že systém obsahoval pouze část majetku, byly náklady na provoz absurdně vysoké. NKÚ spočítal, že náklady na vedení jedné nemovitosti v tomto systému byly neuvěřitelných 250 000 korun. Přitom by měly být okolo 2 až 3 Kč. Jak je to možné? Stát si nezadal žádná KPI a neměřil efektivitu daného systému.  

Podle průzkumu, který proběhl v roce 2018 na centrálních úřadech, ani jeden z nich neměří ve svých IT systémech žádné hodnoty typu cena za jednu transakci, doba jejího trvání, počet uživatelů používající daný systém apod. Stát nejenže neměří žádná kritéria, ale ani si nestanovuje cíle, kterých chce dosáhnout.

Efektivitu státní správy nejde zlepšit, pokud se o to stát sám nebude pokoušet. Aby mohl fungovat lépe, jednoduše a neplýtval naprosto zbytečně prostředky, je nutné začít měřit efektivitu procesů a postupů. A to nejen v online prostředí, ale rovněž běžných úředních procesů. Stát se doposud nezajímá o to, která cesta je pro něj levnější, ani jednodušší. 

Stát má několik možností, jak využívat KPI a zlepšit nejen fungování státní správy, ale především zjednodušit život občanům a ušetřit milionové výdeje za zbytečné a neefektivní procesy. Proč k tomu není motivován? Protože dělat tato měření není jeho povinnost a nikdo mu to nenařídil. 

Máte nápad na další úkol pro stát? Napište nám ho!