Od dubna čeká zhruba 420 tisíc zaměstnavatelů nová povinnost: pravidelně posílat státu jednotné měsíční hlášení o zaměstnancích. Cílem je nahradit desítky formulářů jedním podáním a ulevit od byrokracie. Před ostrým startem ale firmy řeší spíš opak: některým přibude administrativní zátěž, pracovníci nechtějí sdílet citlivé údaje a hlavně malé a střední podniky mají obavy, jak vše zvládnou. Už na začátku února upozornil zakladatel Hlídače státu Michal Bláha, že stát požaduje od firem zbytečně informace, které už sám má.

„Původní myšlenka je správná – snížit byrokracii nahrazením pětadvaceti formulářů jedním, usnadnit komunikaci se státem a zlepšit kvalitu dat. Praxe ale vypadá jinak. Část zaměstnavatelů bude muset hlásit víc údajů než doposud a zátěž se jim naopak zvýší. Už v únoru jsem upozornil na to, že má být například nově povinné u každého zaměstnance vyplnit i jeho nejvyšší dosažené vzdělání, školu, obor, fakultu a město studia,“ uvedl Michal Bláha s tím, že jde přitom o zbytečnou administrativu, která může být i v rozporu se zákonem o právu na digitální službu. Ten stanovuje, že pokud má stát údaje k dispozici, nesmí je od poplatníků požadovat.

„Zákon o právu na digitální službu v § 7 jasně hovoří, že pokud stát tyto údaje vede a má k dispozici v nějaké rejstříku či databázi, nesmí je od poplatníka a firmy žádat. V důvodové zprávě i v komentářích se jednoznačně uvádí, že neschopnost jednoho úřadu získat tyto údaje od jiného jde k tíži státu a není v žádném případě důvodem k požadování těchto údajů od občanů či firem,“ popsal Bláha, který se ve věci obrátil i na Ministerstvo práce a sociálních věcí. To po kritice postoj částečně přehodnotilo. 

„Do JMHZ byly zahrnuty i údaje, které jsou v současnosti zjišťovány v rámci šetření Informace a statistiky o průměrném výdělku. Je pravda, že v rámci tohoto šetření jsou dnes zjišťovány také Vámi zmiňované údaje, tedy například rok ukončení vzdělání, škola, obor vzdělání či fakulta v případě nejvyššího dosaženého vzdělání. S ohledem na snahu nezvyšovat administrativní zátěž zaměstnavatelů však bylo při zapracování těchto údajů do datové věty JMHZ rozhodnuto, že tyto podrobné informace nebudou zaměstnavateli u jednotlivých zaměstnanců vykazovány,“ popsal úřad. Nakonec se podle něj tak bude sledovat pouze stupeň nejvyššího dosaženého vzdělání.

Zmatky i osobní dotazníky s 11 stranami

V některých případech ale zvýšená administrativní zátěž zůstává. Například tam, kde dříve stačilo uvést jednu adresu, musí dnes zaměstnavatel při registraci vyplnit hned několik různých adres včetně kódu z registru RÚIAN. Stejně tak bude třeba při povýšení pracovníků nutné detailně popsat jak dosavadní pozici, tak novou, často znovu a znovu ve velmi podobném rozsahu, jak upozornila Lupa.cz.

U cizinců pak přibývá byrokracie i při běžném prodloužení smlouvy, kdy je nutné znovu vyplňovat řadu údajů o dokladech. Nemluvě o tom, že nově bude potřeba hlásit pracovníky na ČSSZ ještě před jejich nástupem. Pro ty, kteří plánují nástup cizinců hned od 1. dubna, to znamená praktickou komplikaci: registrační portál se otevře o půlnoci a zaměstnanec musí být nahlášen nejméně minutu před začátkem práce. Povinnost hlásit nástupy předem se navíc od července rozšíří i na české zaměstnance a dohodáře. A takových povinností je celá řada.

Lupa.cz v článku cituje Lenku Černou, partnerku ve společnosti Účetní v sukni: „Není reálné, aby například v menších firmách bez vlastního personálního oddělení zvládl externí zpracovatel mezd se všemi zaměstnanci vyplnit osobní dotazník, kdy ten doporučovaný má i 11 stran.“

A právě to je jedním z klíčových problémů. Zatímco velké společnosti mají vlastní HR a IT kapacity, menší firmy jsou ve výrazně složitější situaci. Často nemají interní specialisty, spoléhají na externí účetní a teprve nyní zjišťují, co všechno nová povinnost obnáší. 

Aby firmy nové požadavky splnily, tráví účetní i personalisté už několik měsíců desítky hodin dohledáváním a ověřováním údajů. Na druhé straně ale zaměstnanci často nechápou, proč tyto informace zaměstnavatel potřebuje, kdo k nim bude mít přístup a jak s nimi stát naloží.

Handrkování se zaměstnanci

Zaměstnanci podle informací z trhu často odmítají poskytovat citlivější údaje. Obávají se zneužití nebo diskriminace, typicky v souvislosti s informacemi o zdravotním stavu nebo rodinné situaci. Firmy se tak dostávají do nepříjemné pozice: na jedné straně zákonná povinnost, na druhé odpor pracovníků.

Podle právníků přitom GDPR v těchto případech předání údajů většinou nebrání. Pokud je firma potřebuje kvůli zákonné povinnosti, zaměstnanec je musí poskytnout. To ale neřeší praktický problém: jak to vysvětlit lidem a získat jejich důvěru.

Technická připravenost

Vedle samotných dat je rizikem i technická připravenost. Firmy jsou závislé na mzdových systémech, které musí být upraveny pro komunikaci s Českou správou sociálního zabezpečení. Řada z nich ale ještě krátce před startem nemá hotové aktualizace.

První skutečný test přijde až po spuštění systému. Pokud přenos dat selže, firmy budou muset chyby opravovat, často s pomocí IT specialistů.

Dobrý směr, ale hromada otazníků

Přitom stále platí, že jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů má dobrou myšlenku. Minimálně v této fázi ale celý záměr maří chaos a nejistota. První ostrý test přijde v následujících měsících, až firmy odešlou svá první hlášení.

Teprve tehdy se ukáže, jestli systém technicky funguje, pravidla jsou dostatečně srozumitelná a zda se dostaví slibované zjednodušení, nebo bude potřeba dalších změn.