FAQ Registr smluv
Smlouvy zveřejňované na stránkách Hlídače státu jsou vždy zobrazované tak, jak je uvedla publikující smluvní strana do Registru smluv. Znamená to, že metadata smlouvy včetně příloh a času zveřejnění jsou na Hlídači naprosto totožné s tamním záznamem.
Pokud záznam smlouvy obsahuje všechny zákonem stanovené náležitosti a smlouva je publikována nejpozději do 30 dnů od podpisu smlouvy, náš systém ji automaticky vyhodnotí jako smlouvu bez nedostatků. Je-li v záznamu chyba (např. překlep v datu, chybějící údaj nebo je záznam publikován později než je zákonem stanovená lhůta), pak náš systém smlouvu označí poznámkou o nedostatku (v detailu smlouvy) a symbolem vykřičníku (na řádku v seznamu dalších smluv). Vykřičníky i poznámky se liší podle závažnosti nedostatku a bývají přesně specifikovány.
Náš kontrolní systém vyhodnocuje smlouvy automaticky na základě obecně platné legislativy. Znamená to, že už ale nepočítá s některými výjimkami ze zákona. Takové výjimky nelze řádně označit v registru smluv a vzhledem k takto nedokonalým vstupním datům je ani naše kontrolní mechanismy nedokáží přesně identifikovat. Může se tedy stát, že vykřičník o chybě bude tam, kde náš systém nerozpoznal zákonnou výjimku a smlouva je po formální stránce v pořádku.
Jak nejčastějším chybám v registru předcházet? Především pečlivou kontrolou před samotnou publikací do registru smluv na portálu veřejné správy.
Hlídač mi doplnil ke smlouvě vykřičník! Co s tím? Nejprve si prohlédněte detail smlouvy a přečtěte si námi automaticky doplněnou poznámku, ve které specifikujeme důvod vykřičníku. To by Vám mělo napovědět, jestli se náš stroj zmýlil (výjimka ze zákona), nebo je chyba na Vaší straně. Ujistěte se proto, že veškerá Vámi publikovaná data v hlavičce smlouvy (metadata záznamu) korespondují s textem smlouvy. Pokud je někde chyba, je třeba zápis opravit. Na to využijte opravných prostředků registru smluv, které najdete u formuláře k publikaci. Některé užitečné rady ohledně publikování i oprav předem připravil správce registru smluv.
V registru už je vidět opravená smlouva, ale na Hlídači je stále vidět ta chybná, proč? Nemusíte mít obavy, pravidelnou každodenní aktualizací našich databází se oprava Vaší smlouvy na Hlídači objeví nejpozději do druhého dne.
Smlouvu jsme v registru smluv znepřístupnili. Na Hlídači je ale stále platná, jak to? Protože je možné, že jsme ještě nezačali s pravidelnou aktualizací. Abychom totiž zjistili, která smlouva se nově nemá zobrazovat, musíme porovnat naše údaje s kompletním balíkem stažených dat s registru. Tak Hlídač přesně zjistí, že Vaše smlouva v registru chybí a následně ji odstraní z našeho zobrazení. Protože je ale v současnosti databáze smluv jedna z největších – obsahuje více než 3 000 000 smluv (rekordmany jsou například smlouvy s více než deseti přílohami a některé přílohy mají i více než 300 stran!), aktualizace spolyká více času a počítačové kapacity. Z tohoto důvodu je frekvence aktualizace znepřístupněných smluv méně častá a probíhá jen několikrát do týdne.
Jak nám pomůže Hlídač najít případné chyby v registru publikovaných smlouvách? Jednoduše si najděte podle IČO vaši společnost (firmu, úřad, školu či jinou instituci) tak, že do hlavního vyhledávacího okna na stránce Hlídače zadáte dotaz: ico: 12345678 (použijte své IČO). Ještě rychleji svůj subjekt vyhledáte tak, že rovnou do vašeho internetového vyhledavače zadáte adresu: https://www.hlidacstatu.cz/subjekt/12345678 (místo posledních osmi čísel dejte své IČO). Ve vyhledaném detailu subjektu se pak stačí podívat na oddíl, který jsme nazvali Problémy a varování. Přímo tam pak najdete link na smlouvy, kde náš automatický vyhodnocovací systém nalezl odchylku od formálně správné smlouvy. Tento kontrolní mechanismus vyhodnocuje dva druhy závažnosti chyb. Ty kritické, které mohou mít vliv na samotnou platnost smlouvy jsou závažné nedostatky v rozporu se zákonem a v seznamu více smluv je rozeznáte na první pohled. Jsou podbarveny červeně a mají na začátku řádku malý vykřičníček. Ostatní smlouvy, ve kterých našel náš systém rozdíl oproti těm formálně správným, mají vážné nedostatky a v seznamu smluv jsou podbarveny žlutě a stejně jako ty předchozí jsou uvedeny malým vykřičníčkem.
Publikovali jsme smlouvu v termínu, proč jste ji označili jako s chybou? Zákon o registru smluv definuje hned několik lhůt pro publikaci smluv a každá z nich znamená trochu něco jiného a to včetně data uzavření (podpisem smluvních stran) a zveřejnění smlouvy v registru. Ideální stav je ten, kdy smluvní strany uzavřou smlouvu a do 30 dní je taková smlouva zapsána do registru § 5 (2). Nedodržení lhůty 30 dnů pro uveřejnění smlouvy je porušením zákona,ten ale s jejím nedodržením nespojuje žádnou sankci. Je-li smlouva publikována dříve než je uvedeno datum uzavření smlouvy nebo až po 30 dnech, ale ne později než 3 měsíce, náš hodnotící systém na takovou smlouvu upozorní (označí ji žlutě). V mnoha případech jde o překlep, který lze napravit. Pokud ale byla smlouva zapsána do registru až po 3 měsících od uzavření smlouvy, pak platí, že je zrušena od počátku § 7 (1). Taková smlouva je naším systémem vyhodnocena jako se závažným nedostatkem v rozporu se zákonem (označí ji červeně). Zásadní termíny, na které můžete narazit při publikaci smluv jsou i data platnosti a účinnosti smlouvy – srozumitelné vysvětlení naleznete v poradně na webu Otevřené společnosti.
Jak co nejlépe napravit chybu v zápisu smlouvy, aby Hlídačem doplněná upozornění na nedostatky zmizela? Ten nejlepší způsob je samozřejmě nemuset opravovat nic, tedy prevence – nepublikovat s chybami a překlepy. Pečlivě kontrolovat publikační formulář a ještě lépe samotnou smlouvu před podepsáním. 🙂 Pokud se ale stane, že smlouva je již v registru a na stránkách Hlídače doplněna vykřičníčkem a podbarvením žlutou nebo červenou barvou, je třeba učinit několik věcí. Nejprve zkontrolovat text uvedený u námi zjištěného nedostatku. Přestože celkem přesně dokážeme definovat, kde se stala chyba ve vašem zápisu smlouvy, můžeme se plést. Některá z námi takto detekovaných chyb totiž chybou být nemusí. Může se totiž jednat o smlouvu, která je zcela v souladu se zákonem avšak obsahuje takovou zákonnou výjimku, kterou náš systém nedokázal odhalit. Jak už jsme psali v úvodu, současná verze registru smluv nám detekci některých specifik neumožňuje. Pro opravy záznamů smluv v registru je nutné brát v potaz závažnost chyb a to, že na některé máte času více než na jiné! Metodika k aplikaci zákona o registru smluv mluví hned o několika druzích chyb.
Méně závažné chyby, jako jsou dříve zmíněné překlepy (datum, hodnota smlouvy, název subjektu, předmět..) u tzv. metadat smluvy (údaje v hlavičce), můžete opravit ihned po tom, co je zjistíte nebo vás na ně někdo upozorní. A to bez ohledu na to, zda to bude druhý den po publikaci chybného záznamu nebo třeba mnohem později (sankce z takto “pozdní” opravy neplynou ze zákona žádné).
Závažné chyby, které mohou mít vliv na samotnou platnost smlouvy je vhodné opravit bez prodlení, nejvýše však do 3 měsíců ode dne uzavření smlouvy, jinak hrozí, že je smlouva zrušena od počátku.
Jak na to, aby se opravený záznam řádně spároval s původním chybným zápisem smlouvy? Je třeba použít správný formulář v prostředí Portálu veřejné správy a to ten s názvem Modifikace záznamu. Nejdůležitější políčko ve formuláři je ID smlouvy, kam vyplníte číslo právě té chybné smlouvy, která je již v registru – tedy ID smlouvy, kterou vygeneroval registr smluv. Ke správnému vyplnění tohoto formuláře vám pomůže návod, který najdete na Portálu veřejné správy. Pokud učiníte vše, jak máte, poznáme to a naše upozornění na chybu zmizí. V případě, že jste omylem ke smlouvě přiložili například chybnou či strojově nečitelnou přílohu, použijte formulář s názvem Přidání přílohy. Aktuální verze registru smluv prozatím neumožnuje znepřístupnění (smazání) chybné přílohy, ale doplnit k záznamu smlouvy můžete a musíte tu správnou a to nejpozději do 3 měsíců od uzavření smlouvy, neboť v případě, že to nestihnete, hrozí to, že smlouva se stane neplatnou od počátku. I zde je nesmírně důležité políčko ID smlouvy – tedy to ID smlouvy, ke které přílohu chcete připojit.
