Platné znění Vyhlášky č. 194/2009 Sb. o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, umožňuje provozovateli ISDS za určitých podmínek mazat datové zprávy 3 roky po dodání do schránky. Toto pravidlo, účinné již od 1.1.2017, se dosud nevyužívalo, tedy v datových schránkách odesílatelů a adresátů existují zprávy staré až 9 let. Správce ISDS tuto změnu zavede do Provozního řádu ISDS, platného od odstávky 15.7.2018.

O jaké zprávy se jedná?

Datové zprávy se dnes, v souladu s vyhláškou, mažou (příp. přesunou do Datového trezoru) 90 dní po doručení přihlášením (zprávy ve stavu 6 nebo 7). Existují však zprávy, které jsou doručeny pouze fikcí (ve stavu 5) – jedná se o zprávy ve schránce, do níž se nepřihlásil žádný uživatel s oprávněním číst tento typ zprávy, a dále zprávy jen dodané (ve stavu 4), které odesílatel označil příznakem Zákaz  doručení fikcí, a do schránky adresáta se nikdo s příslušným oprávněním číst nepřihlásil, a také Poštovní zprávy ve stavu 4, které se fikcí nedoručují. Tyto zprávy dosud zůstávaly v ISDS trvale.

Co se změní?

Pro vývojáře i uživatele aplikací se prakticky nezmění nic. Staré zprávy, nedoručené přihlášením, budou pouze mizet ze seznamů odeslaných zpráv. Je to stejná situace, jako když je datová schránka zrušena po třech letech od znepřístupnění – i v tomto případě se dodané zprávy v této schránce vymažou bez varování či upozornění.

Pro schránky subjektů s velkým počtem odesílaných zpráv, zejména soudy, finanční úřady, zdravotní pojišťovny apod. dojde k výraznému zmenšení seznamů odeslaných zpráv ve schránce, a tedy k jednodušší a rychlejší správě odeslaných zpráv. Pokud se bude aplikace, z důvodu své neaktualizované interní evidence, chybně pokoušet stahovat odeslanou datovou zprávu, která je již vymazaná, vrátí se standardní chyba.

Okamžik (a důvod) smazání zprávy je trvale uložen v interních záznamech ISDS pro případnou pozdější kontrolu.

Datový trezor u odesílatele

Má-li odesílatel aktivní službu Datový trezor, staré zprávy se nesmažou, ale přesunou do trezoru. Protože mazání/přesun bude postupné, nehrozí zaplnění trezorů v jednom dni. Nicméně věnujte pozornost notifikačním systémovým zprávám, které varují před blížícím se zaplněním. 

Datový trezor u adresáta

Schránky, do nichž se více než 3 roky nikdo oprávněný nepřihlásil, komerční službu Datový trezor obvykle nemají. Není třeba tuto variantu uvažovat.

Harmonogram

Mazání starých zpráv bude probíhat ve dvou úrovních:

1. Řízené postupné mazání zpráv od nejstarších, v takových počtech, aby to neovlivnilo provoz ISDS.
2. Periodický automatický proces bude každý den vybírat zprávy ve stavu 4 nebo 5, u nichž je datum dodání starší než 3 roky (spolu s ostatními zprávami určenými ke smazání dle stávajících pravidel) a smaže je (resp. přesune do Datového trezoru).