Tento text je primárně určen těm organizacím, které podle zákona vkládají smlouvy do Rejstříku smluv. K-index jsme vytvořili jako nástroj, který dokáže z mnoha veřejně dostupných dat o organizacích (státních, státem zřízených nebo vlastněných atd.) vyhodnotit, jak transparentně a nepřímo i ekonomicky hospodaří. Zda jsou hodnocené organizace transparentní a zda veškeré státem požadované dokumenty o svém hospodaření publikují řádně a v zákonných lhůtách. Zkrátka, jak je která organizace otevřená k veřejnosti, jak efektivně svěřené peníze spravuje a zda má související povinné papírování v pořádku.

Například pro rok 2023 dopadl K-index krajů takto, podívejte se sami (u článku je video).

Aby měla organizace hodnocení K-indexem co nejlepší, stačí, když se bude řídit doporučenými pravidly a nebude se snažit před veřejností informace o svém hospodaření skrývat v případě, že to není nezbytně nutné. Doporučení vychází ze zákona o registru smluv, metodik Ministerstva vnitra, Správního řádu a doporučení Hlídače státu.

K-index – vyhodnocuje, jak transparentně a ekonomicky hospodaří

Základ vyhodnocovaných dat o jednotlivých organizacích pochází z velké části z registru smluv. Což je místo, kam povinné subjekty z hlediska zákona č. 340/2015 Sb. musí vkládat smlouvy nad 50 tisíc Kč (včetně DPH). Smlouvy s nižší hodnotou zveřejněné být nemusí, ale pokud už se tak děje, svědčí to otevřenosti úřadu. Tím si pak úřad získává větší důvěru veřejnosti..

Dalším zdrojem údajů k přesnějšímu vyhodnocení jsou databáze veřejných zakázek. I tam lze zjistit leccos důležitého o tom, jak si subjekt stojí mezi jinými. 

V úvodu píšeme, že na dobré hodnocení úřadu nebo organizace není třeba příliš velkého úsilí. Je to trošku nadnesené, protože si umíme představit, že to papírování stanovené několika zákony není úplná hračka -třeba pro menší úřad. Pokud si ale přečtete některé naše užitečné tipy a rady, věříme, že se to brzy odrazí i na známce našeho K-indexu a tím pádem i transparentnosti vašeho úřadu vůči veřejnosti.

Doporučení pro K-index

1. Vložení do registru smluv (dále RS)
   1. Už před podpisem smlouvy si určíte, do kdy a kdo z partnerů smlouvu do RS vloží a v uvedeném termínu to zkontrolovat. Předejdete tím zneplatnění smlouvy či vložení smlouvy opakovaně.
   2. Smlouva není platná, dokud není vložena do registru smluv (existují úzce definované výjimky v nouzových situacích a zdravotnictví). Nezapomeňte, že zákon stanovuje povinnost uveřejnit smlouvy v registru smluv do 30 dní od podpisu smlouvy. 
   3. Pokud smlouvu nevložíte do RS do 3 měsíců, smlouva nikdy nezačala platit a nemůže být čerpána. Je potřeba uzavřít smlouvu novou.
   4. Uveřejnění smlouvy později než 3 měsíce od podpisu smlouvy evidujeme jako vážný právní problém a má negativní vliv na hodnotu K-Indexu.
   5. V právních nedostatcích hodnotíme celkem:
      • Uveřejnění smlouvy později než 3 měsíce po uzavření. 
      • Neplatné datum uzavření smlouvy v metadatech záznamu v registru smluv. 
      • Chybějící předmět smlouvy v metadatech záznamu v registru smluv.
      • Zcela chybějící identifikace smluvní strany v metadatech záznamu v registru smluv.
   6. Příloha/y smlouvy musí být strojově čitelná – https://texty.hlidacstatu.cz/strojove-citelny-format/. Výjimkou jsou smlouvy podepsané před 1. 7. 2016. Dodatky takových smluv podepsané po 1. 7. 2016 však strojově čitelné být musí a původní starší smlouva musí být s dodatkem do RS vložena.
   7. Veškerá metadata uvést přesně a alespoň jednou si vše pro jistotu přečíst = popis smlouvy, identifikační údaje všech smluvních partnerů včetně toho kdo je plátcem a příjemcem, data podpisu/schválení, hodnota smlouvy bez i s DPH, případně uvedení důvodu proč hodnota nebyla uvedena. 
   8. Dodatky ke smlouvám vždy pomocí identifikátorů původní smlouvy pečlivě propojit, aby na sebe navazovala původní smlouva s dodatky smlouvy.
   9. Hodnoty dodatků smlouvy uvádějte vždy jako rozdíl mezi hodnotou smlouvy před a po uzavření dodatku (kladnou při navýšení smlouvy, zápornou při méně pracích, nulovou při nezměněné hodnotě smlouvy).
   10. Důkladně zvažte, kdy utajit hodnotu smlouvy s ohledem na bankovní či obchodní tajemství. Chybuje se zejména u obchodního tajemství. Obchodní tajemství definuje Občanský zákoník a zvážení, zda se jedná o obchodní tajemství není na tvrzení dodavatele, ale úřadu.
   11. § 504: “Obchodní tajemství tvoří konkurenčně významné, určitelné, ocenitelné a v příslušných obchodních kruzích běžně nedostupné skutečnosti, které souvisejí se závodem a jejichž vlastník zajišťuje ve svém zájmu odpovídajícím způsobem jejich utajení.”
   12. Důležité je, že obchodní tajemství musí splňovat současně všechny 4 výše zvýrazněné atributy. Pokud jeden z nich nesplňují, nejedná se o obchodní tajemství a hodnotu smlouvy nemůžete utajit. Vyšší počet smluv s utajenou cenou zhoršuje transparentnost uzavřených smluv a tím i hodnotu K-Indexu.
   13. Jako rizikové chování identifikujeme uzavřené smlouvy, které mají hodnotu smlouvu těsně pod limitem pro zakázky malého rozsahu.
   14. Pro výpočet tohoto chování vybíráme smlouvy, jejichž hodnota je: 
       • pro stavební práce v rozmezí 5 340 000 Kč bez DPH a 6 000 000 Kč bez DPH a odpovídající částky s DPH 21 %.
       • pro ostatní práce v rozmezí 1 780 000 Kč bez DPH a 2 000 000 Kč bez DPH a odpovídající částky s DPH 21 %.
   15. Pokud využíváte k vkládání smluv do registru elektronickou spisovou službu nebo je vkládá do registru někdo jiný než vy, doporučujeme si už publikované smlouvy čas od času zkontrolovat na webu Hlídače. V našem zobrazení smluv umíme na možné chyby či nedostatky ve smlouvách upozornit barvou nebo symboly.
2. Koncentrace dodavatelů
   1. Manuály dobré praxe uvádí: „Elementárním postupem pro prevenci korupce a kartelových dohod je zamezení koncentrace klíčových dodávek do rukou úzkého okruhu dodavatelů “. (OECD (2009), str. 35, http://www.oecd.org/gov/ethics/48994520.pdf).
   2. Vysoká koncentrace dodavatelů:
      • Vysoká koncentrace dodavatelů je  obecně způsobena uzavřením smlouvy vysoké hodnoty s jedním dodavatelem namísto několika menších s různými dodavateli. Velké zakázky zvyšují riziko soudního napadení, zvyšují neefektitivu – nevedou automaticky k nižším nákladů – a deformují trh. 
      • uzavřením velkého množství smluv s malou hodnotou s malým počtem dodavatelů. Zde jde o shodnou situaci jako v předchozím bodě, ale smlouvy jsou malé, ale opakovaně uzavírány se stále stejnými dodavateli.
      • již existující technologickou nebo právní závislostí na dodavateli a omezenou možností dodavatele změnit. Jde o typickou situaci u stavebních zakázek, IT zakázek, právních a jiných odborných činností a prakticky vždy vznikají nehospodárným nebo neodborným jednáním zadavatele.
   3. Čím vyšší je koncentrace dodavatelů u vašeho úřadu, tím vyšší závislost a vendor-lock na velkých dodavatelích máte. Tyto situace považujeme za negativní, mající vliv na efektivní hospodaření úřadu a zhoršují hodnocení K-Indexu.
   4. Koncentraci dodavatelů měříme celkově pro všechny uzavřené smlouvy během jednoho kalendářního roku.
   5. Dále měříme koncentraci dodavatelů 
      • u smluv blízkých limitu veřejných zakázek
      • u smluv se skrytou cenou 
      • u hlavních oborů činnosti (analyzujeme těchto 21 hlavních oborů smluv: Bezpečnost/Ochrana, Dary, Doprava, Energie, Finance, IT, Jiné, Kancelář, Právní a realitní služby, Přírodní zdroje, Reklamní a marketingové služby, Řemesla, Sociální služby, Stavebnictví, Stroje a zařízení, Technické služby, Telekomunikace, Voda a potraviny, Věda a výzkum, Zdravotnictví, Zemědělství)
   6. Riziku vysoké koncentrace dodavatelů jde zabránit kvalitní realizací veřejných zakázek, zde doporučujeme manuál dobré praxe ve veřejných zakázkách a Metodické pokyny MMR. 

Jejda, něco se pokazilo!

Když se přeci jen stane, že smlouva se do registru propsala s chybou, není třeba věšet hlavu. Právě na tyhle nepříjemné chvilky registr pamatuje a umí pomoci. 

Řešíte tyto případy:

1. U smlouvy je strojově nečitelná příloha
   • Taková příloha lze jednoduše nahradit tou správnou pomocí formuláře a ta chybná se odstraní dalším. U obou mrkněte na návod, který je na odkazech uveden.
2. Zapomenutá příloha
   • Zde na nic nečekejte a jednoduše ji k již publikované smlouvě přidejte tímto formulářem.
3. Údaje v metadatech jsou chybně zapsány
   • Překlep nebo opomenutí některého z klíčových údajů smlouvy lze také napravit a to modifikačním formulářem. Vždy však dbejte na řádný přepis všech identifikačních údajů, které se týkají už zveřejněné smlouvy, aby se oprava s chybným záznamem v pořádku spárovala.
4. Smlouva neměla být publikována
   • Pokud je smlouva publikována omylem, nebo je již nahrazena řádnou smlouvou nebo dohodou o vypořádání bezdůvodného obohacení (pokud z neplatné smlouvy došlo k plnění), která obsahuje plný text neplatné smlouvy původní, i to lze řešit. Registr smluv na to myslel a poskytuje formulář, kterých se takto chybná smlouva znepřístupní. V registru tak zůstane, ale veřejnost už neuvidí.

Metodika: Registr smluv

V případě, že se setkáte s jinou komplikací, připravil registr pro uživatele rozsáhlou textovou část, která obsahuje kromě metodiky i další informace, které se mohou hodit. Podobně jako registr smluv i Hlídač za dobu své existence nasbíral řadu dotazů k registru smluv i k tomu, jak zveřejněné smlouvy zobrazuje na svém webu. Právě na tyto otázky odpověděl v nedávno publikovaném článku.