Co je to vlastně strojově čitelný formát a proč je důležitý?
Pokud publikujete smlouvy do registru smluv za váš povinný subjekt nebo firmu, pak je to jedna ze zákonných podmínek, která musí být u vkládaných příloh smluv splněna.
Jednoduše řečeno, je důležité, aby příloha smlouvy měla takové parametry, aby ji další počítače mohli dobře přečíst a najít v ní text, čísla, ale i další náležitosti, podle kterých se smlouvy automaticky kategorizují nebo se v nich vyhledává.
Podle metodiky k aplikaci zákona o registru smluv vydané ministerstvem vnitra je to “formát datového souboru s takovou strukturou, která umožňuje programovému vybavení snadno nalézt, rozpoznat a získat z tohoto datového souboru konkrétní informace, včetně jednotlivých údajů, jejich vnitřní struktury a navíc též údaje o struktuře obsahu, například o úrovních nadpisů či obsahu konkrétních buněk tabulky. Nestačí pouze naskenovaný obrázek smlouvy.” Bližší informace o formátech a zveřejňovaných údajích najdete přímo ve zmíněném zákoně č.340/2015 Sb..
U nás na Hlídači z hlediska strojově čitelného formátu všechny smlouvy automaticky kontrolujeme a když zjistíme, že příloha nelze strojem (počítačem) přečíst, vložíme k detailu smlouvy krátkou větičku obsahující upozornění. Bohužel, to už je ale smlouva v registru smluv a je potřeba zajistit odebrání nečitelné přílohy a vložení správné – čitelné.
Jednoduší je strojovou čitelnost přílohy zkontrolovat ještě před vložením do registru a mít tak jistotu, že na oficiálním místě pak bude vše podle zákona.
Jak si strojovou čitelnost jednoduše ověříme i bez nákladného programového vybavení?
Stačí jen počítačová myš nebo pár pohybů na trackpadu.
Po otevření požadované přílohy se pokuste kurzorem označit v textu smlouvy jednotlivá písmenka, čísla nebo celá slova.
V případě, že se kurzor nedokáže “trefit” na začátek slova a chce označit celou plochu smlouvy, je smlouva určitě strojově nečitelná.
Pokud jdou písmenka i celá slova bez obtíží označit, pak takovou část textu zkopírujte do schránky (CTRL+C) a zkopírovaný text vložte (CTRL+V) do textového editoru (Notepad, Word, apod.). Když je zkopírovaný text snadno čitelný (nevidíte žádný rozsypaný čaj nebo prázdné čtverečky), pak máte úplnou jistotu, že je smlouva strojově čitelná a splinili jste zákonnou podmínku.
Celý jednoduchý postup kontroly uvidíte v našem krátkém videu, které neváhejte nasdílet mezi vaše kolegy, kteří mohou se strojovým čtením ještě trochu zápasit.
